TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1.   OBJETIVO

La Cooperativa de Empleados Universidad Jorge Tadeo Lozano, Sigla Cooptadeo, a denominarse en adelante la COOPERATIVA, cuyo objeto social es Contribuir a elevar el nivel educativo, económico, social y cultural de sus asociados e irradiar beneficios a la comunidad en general ha definido el tratamiento de los datos personales con el objetivo de dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, dentro de las cuales se encuentra el adoptar unas políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley expedida sobre el tema;  Establecer los criterios sobre la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales y  Establecer las responsabilidades de COOPTADEO y sus grupo de interés respecto al derecho de conocer, actualizar y/o rectificar la información frente a la institución.

2. ALCANCE

Esta política se aplicará a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de COOPTADEO como responsable o encargada de su tratamiento.

La Política de tratamiento de datos personales COOPTADEO va dirigida a  asociados, directivos, funcionarios, contratistas, terceros y a los diferentes grupos de interés que tengan relación con la Cooperativa.

3. DEFINICIÓNES, TÉRMINOS Y SIGLAS

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto del tratamiento.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o relacionada, que pueda ser asociada a una o varias personas naturales, determinadas o determinables.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Encargado del tratamiento: Personal natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos.

Titular: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

4. NORMATIVIDAD

Constitución Política de Colombia: Artículo 15

Ley Estatutaria 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Decreto 1377 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012

Ley Estatutaria 1266 de 2008: Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la provenientes de terceros países y se dictan otras disposiciones.

5. CONTENIDO DEL DOCUMENTO

5.1 Información que posee la Cooperativa

Los datos que posee la COOPERATIVA de asociados, correspondientes a los contenidos en el SARLAFT, para persona natural y/o jurídica, que corresponde al documento de afiliación o vinculación de directivos, funcionarios, contratistas, terceros y grupos de interés; éstos datos son entre otros:

1. Tipo y número de documento de identificación (cédula de ciudad o extranjería, o NIT).
2. Nombres y Apellidos / Razón Social.
3. Cargo /Ocupación.
4. Fecha de nacimiento / fecha de constitución del ente jurídico.
5. Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal o laboral).
6. Direcciones y correo electrónico (personales y laborales).
7. Información financiera sobe ingresos, gastos activos, pasivos y patrimonio.
8. Información de beneficiarios.

5.2. Autorización para el uso de la información

 5.2.1. Mecanismos de autorización

Cooptadeo coloca a disposición los mecanismos para que los titulares autoricen el uso de la información; éstos podrán ser comunicaciones de manera escrita o digital y/o electrónica, los cuales son sujetos a consulta posterior.  COOPTADEO mantendrá los registros de cómo y cuándo obtuvo dicha autorización mediante medios técnicos o tecnológicos idóneos.

5.2.2. Usos de la información

La Cooperativa previa autorización de los titulares de la información, podrá hacer usos de la misma para efectos de:

• Realizar trámites financieros, administrativos, de reportes de información a las entidades de supervisión, control y vigilancia requeridos en su condición de cooperativa de aportes y crédito.
• Desarrollar campañas de comunicación, divulgación y promoción de servicios, convenios, beneficios, resultados de alianzas y otros en cumplimiento de su objeto social.
• Enviar información para fines administrativos, legales, tributarios y otros relacionados con la actividad de la Cooperativa.
• Transferir y transmitir datos a entidades de control y vigilancia, entidades que solicitan reporte, centrales de riesgo y relacionados únicamente en cumplimiento de la operación de La Cooperativa.
• Enviar información sobre cambio y/o actualizaciones en nuestros procedimientos y servicios.
• Evaluar la calidad de la atención y servicio de La Cooperativa.

5.2.3. Revocatoria de la autorización

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, en éste casos la revocatoria debe ser solicitada por el titular a través del correo electrónico protecciondatos@cooptadeo.com

5.3. Protección de la información

La Cooperativa cuenta con los procedimientos y herramientas tecnológicas que le permiten recolectar, distribuir, almacenar, administrar, consultar y usar la información personal a través de protocolos internos establecidos para tal fin de tal forma que se garantice la seguridad de la misma, impidiendo el acceso indeseado por parte de terceras personas.

5.4. Alcance y contenido del aviso de privacidad de la información

El aviso de privacidad contiene información como la identidad de la persona física o moral; las finalidades y acciones que motivan a la obtención, uso y custodia de la información personal; los mecanismos para que el titular pueda ejercer los derechos vinculados a la protección de datos personales, el mecanismo para conocer y consultar la política de tratamiento de la información.

5.5. Derechos De Los Titulares De La Información

El titular de la información tendrá los siguientes derechos conforme a las disposiciones legales:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley estatutaria 1581 de 2012.
3. Ser informado por parte de la Cooperativa, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que se ha incurrido en conductas contrarias a Ley estatutaria 1581 de 2010 y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

5.6. Deberes de La Cooperativa

La Cooperativa, cuando actúe como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que asisten.
4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información y las novedades respecto de los datos personales que previamente le haya suministrado el titular y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al titular.
8. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
9. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
10. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
11. Expedir un manual interno para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley.

5.7. Utilización y Transferencia Internacional de Datos Personales e Información personal por parte de la Cooperativa

El titular de la información autoriza expresamente que la totalidad de su información personal pueda ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, en desarrollo de relaciones interinstitucionales.

Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, la Cooperativa, tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con las actividades propias de la re3lación con la Cooperativa y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

5.8. Procedimiento Establecido para Consultas y reclamos por parte  de los titulares de la información

Se garantiza el derecho de la consulta a los titulares o sus causahabientes, previa acreditación de identidad del titular suministrado a través de correo electrónico la siguiente información, según sea el caso:

Si es Titular

1. Nombre completo del titular.
2. Descripción de la consulta.
3. Dirección de residencia y
4. Teléfono.

Si es un causahabiente

1. Documento de identidad válido.
2. Registro civil de defunción del titular.
3. Documento que acredite la calidad en que actúa.
4. Número del documento de identidad del titular.

Si se trata de un representante legal y/o apoderado

1. Documento de identidad valido.
2. Documento que acredite la calidad de Representante legal y/o apoderado del titular.
3. Número de documento de identidad del titular.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles  contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún  caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos de la Ley, podrán presentar un reclamo ante la Cooperativa o a través del correo electrónico protecciondatos@cooptadeo.com

6. Responsabilidad de Protección de Datos Personales al Interior de la Cooperativa

La Cooperativa actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de datos personales en los términos establecidos en la normatividad vigente.

Realizado por:  Deicy Alarcón Cerquera